feat. 우리가 사용하기 불편했던 이유
사내에서 협업 툴 많이들 사용하시죠. 오늘날 업무의 효율성과 유연성을 높이기 위한 필수 요소가 되었는데요.
대기업처럼 규모가 큰 경우를 제외하곤 그룹웨어나 자체 내부 메신저가 갖춰져 있는 경우가 드물어 협업 툴을 사용하는 경우가 많습니다.
특히 한국에서 많이 사용하는 협업 툴로는 '네이버웍스', '플로우', '슬랙', '팀즈', '카카오워크' 등이 있습니다.
오늘은 이 중 마이크로소프트(Microsoft)에서 출시된 협업 툴, 팀즈(Teams)에 대해 소개하려 합니다.
소통과 협업 향상의 강자, 팀즈(Teams)
팀즈는 마이크로소프트에서 제공하는 협업 툴로, 직관적인 인터페이스 덕분에 처음 접하는 사용자도 쉽게 이용할 수 있다는 점이 특징입니다.
엑셀과 워드, 아웃룩 등의 다른 M365 제품과 연동되어 낮은 진입장벽과 높은 접근성이라는 장점을 갖고 있습니다.
팀즈는 채팅, 일정, 통화 등의 커뮤니케이션 기능들을 주력으로 제공하고 있는데, 이 기능들을 구체적으로 어떻게 활용할 수 있는지 알아보겠습니다.
팀즈 왼쪽 상단을 보면 팀즈에서 사용할 수 있는 기능들이 나열되어 있는데, 순서대로 하나씩 살펴보도록 하겠습니다.
먼저 활동에서는 나와 관련된 것들, 가령 나의 메시지에 대한 다른 사람들의 응답이나 나를 언급한 채팅을 알려줍니다.
1. 채팅 및 대화 지원
채팅은 오늘날 널리 사용하는 메신저인 카카오톡과 유사한 기능을 제공하고 있는데요. 사용자는 필요한 구성원들로 이루어진 여러 채팅방을 오가며 자유롭게 대화를 나눌 수 있습니다.
주제별로 채널을 생성하거나 구성원 한 명과 1:1 대화가 가능하며, 동시에 같은 공간에서 작업할 수 있는 공동작업이나 화상회의 기능도 제공하고 있습니다.
채팅에서 보내는 메시지에는 다양한 형식의 파일을 첨부할 수 있으며, 간단한 메시지 서식 설정이 가능하여 정보성 메세지를 보낼 때 좀 더 전달력있는 글을 작성할 수 있습니다.
2. 파일 업로드 및 공유
채팅 아래의 팀 기능에서는 파일을 업로드하고 정리하여 팀원들끼리 공유할 수 있습니다.
데스크탑에서 사용하듯 폴더를 생성하여 파일들을 같은 종류의 항목끼리 분류할 수 있습니다.
3. 일정 공유
일정에서는 개인 또는 공유 일정을 등록하여 정보를 공유하고 스케줄을 조정할 수 있습니다.
팀원의 일정을 확인하여 현재 수행중인 업무나 위치, 대화 가능 여부 상태 등을 파악할 수 있다는 점에서 유용한 기능입니다.
4. 온라인 미팅
마지막으로 통화에서는 음성통화, 영상통화 등 실시간 소통이 필요할 때 사용할 수 있는 기능들이 있습니다.
구성원들을 찾아서 전화를 걸 수 있고 이를 녹화하는 것도 가능합니다.
여기까지가 마이크로소프트 팀즈에서 기본적으로 제공하는 기능들입니다.
"팀즈 사용이 불편해요" … 한국인 정서에 맞지 않는 이유
네이버 또는 구글에 팀즈, 팀즈 사용법 등을 검색하면 팀즈의 불편함을 토로하는 글을 종종 볼 수 있습니다.
한글 사용자명 멘션 먹통 등 다양한 사유들의 공통적인 속성이 바로 한국 정서에 맞지 않는다는 것입니다.
미국 기업 문화 VS 한국 기업 문화
마이크로소프트가 미국에서 시작된 기업이기 때문에 미국의 기업 문화와 한국의 기업 문화를 비교하면 문제의 이해가 빠를 것 같습니다.
미국과 한국의 기업 문화는 여러가지 면에서 서로 다른 양상을 띄고 있는데, 그 중에서도 가장 두드러지는 것이 바로 구조적 차이입니다.
한국 - 수직적 기업 구조
오늘날 한국의 많은 기업들이 수평적 문화를 지향하기 시작한 것은 한국이 전통적으로 수직적 구조의 기업문화를 갖고 있었기 때문인데요.
한국 기업은 대개 직급을 기준으로 피라미드 형태의 조직도를 갖고 있으며 각각의 경계가 뚜렷한 편입니다.
상부로부터 업무가 지시되면 가장 낮은 직급에서 작업을 시작하여 다시 위 단계로 한 칸씩 올라가며 결재를 받는 프로세스를 거쳐야 합니다.
때문에 결재권자의 소재가 굉장히 분명해야 하고, 업무를 수행하는 사원의 직급이 중요한 부분입니다.
미국 - 수평적 기업 구조
반면 미국은 줄곧 수평적인 기업 구조를 유지해오고 있습니다.
물론 팀을 이끄는 리더는 존재하지만 팀원 모두가 동등한 위치에서 의견을 제시하고 주고받으며 협업하는 분위기입니다.
일을 수행하는 데에 있어 동료의 직급이 그다지 대단한 문제가 되지 않는다는 뜻이죠.
이러한 이유로 미국 기업인 마이크로소프트에서 탄생한 팀즈에는 우리에게 가장 필요한 그것, 바로 조직도가 없습니다.
그렇지만 업무의 결재권자를 찾아야 하는 한국 기업에서 조직도는 필수불가결한 요소인데요.
이렇게 조직도가 필요한 사람들을 위해, 이글루클라우드에서 만든 솔루션을 소개합니다.
Teamtree: 팀즈 200% 활용하기
팀트리는 이름에서 알 수 있다시피 조직도를 제공합니다.
애드인 솔루션이기 때문에 아래 이미지처럼 하나의 탭 형태로 존재하고, 조직도의 위치/순서는 자유롭게 조정할 수 있습니다.
Teamtree는 어떤 기능을 제공하나요?
1. 직관적 조직도 제공
조직도에 들어가면 우리 기업에 속한 구성원들을 이렇게 트리 형태로 확인할 수 있습니다.
자사뿐만 아니라 협력업체 등의 외부 기업의 조직도도 한눈에 확인할 수 있다는 것이 팀트리의 장점 중 하나입니다.
2. 간편한 통합 검색
기업 내 하위 부서의 구성을 파악하고, 각 부서별 혹은 기업 전체를 대상으로 원하는 정보를 검색할 수 있습니다.
이름이나 직위 등 어떤 영역으로도 검색이 가능하고, 검색 대상에 해당하는 사람의 관련 정보를 아래 이미지처럼 한눈에 파악할 수 있습니다.
3. 빠른 추가 작업 실행
또한 원하는 사람만 선택하여 빠르게 추가 작업을 실행할 수도 있는데요. 이름 앞 체크박스에 필요한 구성원들을 선택하여 아래 선택 사용자 목록으로 보낸 후, 우측 하단에 위치한 아이콘을 클릭하면 메일 작성, 채팅 및 영상통화와 일정 생성까지 번거로운 단계 없이 바로 수행할 수 있습니다.
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