토틀, 최고의 아웃룩 토탈 애드인 솔루션

Outlook에서는 제공하고 있지 않는 대용량 파일 첨부, 수신확인, 개별발송 등 다양한 추가 기능들을 제공해 업무 생산성 및 효율성 향상시키는 아웃룩 애드인 솔루션입니다.

토틀 상세 기능 26

아웃룩 보안, 토틀로 해결하세요! (2)

앞서 아웃룩에서 승인메일 기능을 어떻게 설정하고 활용할 수 있는지 알아보았는데요. 이번 글에서는 발송 제한, 외부 수신자 확인, 메일 커스텀 헤더 기능에 대해 알아보겠습니다. ⚠발송 제한 메일에 포함된 단어를 기준으로 발송을 제한할 수 있습니다. 아래 예시처럼 매출, 도안, 디자인 등을 지정 단어로 설정하면 기업의 민감한 정보를 담고 있는 파일이 공유되는 실수를 최소화할 수 있습니다. 또한 메일 주소로도 발송 제한 설정이 가능합니다. 만약 특정 도메인을 지정하고 싶은 경우 예시처럼 *@[도메인]을 입력하면 됩니다. 이렇게 설정해놓은 상황에서 메일 발송이 시도될 경우, 발송 자체를 막을 것인지 혹은 경고 메시지 창을 띄울 것인지를 선택할 수 있는데요. 경고 메시지 창의 제목과 내용, 버튼 방식을 원하는 대..

네이버/지메일/아웃룩에서 대용량 파일을 첨부하는 방법

여러분은 데스크탑에 있는 파일을 공유할 때 어떤 방법을 주로 사용하시나요? 요즘은 카카오톡 PC버전도 많이 사용하는 추세인데, 카카오톡이 등장하기 전에는 이메일을 통해서 파일을 전송하는 방법이 가장 보편적이었던 것 같습니다. 오늘은 네이버, 지메일, 그리고 아웃룩에서 대용량 첨부파일을 어떻게 전송할 수 있는지 알아보겠습니다. 각 서비스별 공식 센터의 답변을 기준으로 소개해드리며, 아웃룩에서 사용할 수 있는 유용한 팁도 소개해드릴 예정이니 참고해 보세요! 1. 네이버 네이버 메일 고객센터에서는 첨부 가능한 파일 용량에 대해 안내하고 있습니다. 기존의 일반 첨부 방식에 따르면 1개에 10MB가 넘지 않는 파일을 일반 파일로 분류하며, 이 일반 파일에는 다운로드 기간과 다운로드 횟수에 제한이 없다고 합니다. ..

아웃룩 보안, 토틀로 해결하세요! (1)

아웃룩을 사내 메일 프로그램으로 사용하는 기업의 IT팀이라면 아웃룩의 보안 문제에 대해 한 번쯤 고민해 본 적이 있지 않았을까 싶습니다. 메일을 통해 기업의 민감한 정보, 파일이 손쉽게 누구에게나 공유될 수 있는 만큼 메일 발송과 수신, 첨부된 파일 등을 추적하거나 조건에 따라 제한하는 기능이 있다면 메일 서버를 더 효율적으로 관리할 수 있을 것입니다. 오늘은 아웃룩 애드인 솔루션인 토틀(totle)을 활용하여 메일을 손쉽고도 안전하게 관리하는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다. 토틀이 무엇인가요? 토틀은 이글루클라우드에서 제작된 Outlook add-in 솔루션으로, 아웃룩에서 기본적으로 제공하지 않는 다양한 기능들을 추가로 사용할 수 있게 하는 응용 프로그램입니다. 토틀이 설치된 아웃룩 홈 화면입니다..

네이버/지메일/아웃룩에서 보낸 메일 취소, 회수하는 방법

업무 메일을 중요한 정보나 파일이 첨부되는 만큼 발송할 때 더욱 유의해야 합니다. 물론 많은 사람들이 잘못된 메일을 보내지 않기 위해 작성한 메일을 한 번 더 검토하여 발송하는 노력을 들이곤 하지만, 하루에 보내는 업무 메일의 개수가 수십, 많게는 수백 개씩도 되기 때문에 메일을 잘못된 수신인에게, 혹은 해당 파일이 아닌 다른 파일을 첨부하여 전송해버리는 일이 발생할 수도 있습니다. 그럴 때 보낸 메일을 회수하거나 취소하는 기능을 급하게 찾아보게 되는데요. 이런 상황을 대비하여 각 메일 서비스별로 발송 취소, 또는 회수 기능을 어떻게 활용할 수 있는지 미리 함께 알아보도록 하겠습니다. 네이버 : 메일 발송 취소하기 발신인과 수신인 둘 다 네이버 메일을 사용할 때 네이버 메일의 발송 취소 기능을 사용할 수..

토틀의 Microsoft Teams 조직도를 소개합니다!

비대면 시대, 조직도 어떻게 활용하고 계신가요? 코로나 19의 확산으로 재택근무가 일반화 됨에 따라 어떤 직원이 어떤 업무와 책임을 맡고 있는지 쉽게 파악하는 것이 어려워 졌습니다. 새로운 직원이 입사해도 사무실에 출근하지 않는 기업들이 많아지면서 동료 직원들과의 대면 접촉이 제한되고 이로 인해 발생하는 커뮤니케이션의 어려움 또한 많아지고 있죠. 이런 비대면 업무 흐름 속 기업 내 조직도 정보는 커뮤니케이션의 오류를 줄여줄 뿐 아니라 임직원들의 업무 생산성과 협업을 향상시키는 데 아주 큰 역할을 합니다. 토틀은 커뮤니케이션에 어려움을 겪는 사용자들을 위해 빠르고 손쉽게 담당부서와 담당자 정보를 찾아 협업할 수 있는 Microsoft Teams 조직도 솔루션을 선보이게 되었습니다. 토틀의 Teams 조직도..

아웃룩에서 외부 수신자 알림 기능을 활용하는 방법

우리 회사 사람에게 보내야 할 이메일을 실수로 외부 직원에게 보내신 적 없으신가요? 직장인들이 가장 많이 하는 실수 중 하나가 동명이인에게 이메일을 전송하는 것이라고 하는데요. 사내에서는 동명이인의 직원에게 이메일을 잘못 보내면 메시지 회수 기능을 활용해 보낸 이메일을 회수할 수라도 있지만 외부 직원에게 이메일을 잘못 보내게 되면 회수 기능 사용이 불가능하기 때문에 이를 수습하기가 더욱 어렵습니다. 특히 이메일에 외부 직원이 보아서는 안되는 매출 자료, 개인정보 혹은 기밀 자료 등이 포함되어 있는 경우에는 해고 사유가 되거나 이를 수습하기 위한 과정이 매우 복잡해질 수 있습니다. 식은땀 나는😅 직장인 이메일 실수 에피소드 "의도치 않게 협력사의 매출 자료를 동명이인의 외부 경쟁사 직원에게 보냈어요 .🥶"..

아웃룩에서 파일 확장자에 따라 업로드를 제한하는 방법

파일 확장자에 대한 대용량 첨부 파일 업로드를 제한🚫하는 방법 토틀의 대용량 파일 첨부 기능을 활용해 이메일 발송 시 특정 파일 확장자의 이메일 첨부를 제한할 수 있는 기능입니다. 설치 파일 혹은 사내의 주요 기밀이 담긴 대용량 파일의 외부 유출을 예방할 수 있습니다. 어떻게 설정 및 활용할 수 있나요? 👉 토틀 관리자 도구 → 대용량 첨부 → 기본 설정 을 클릭합니다. 👉 기본 설정 탭에서 업로드 제한 파일 확장자 입력 칸에 업로드를 제한할 파일 확장자를 입력합니다. 👉 여러 확장자를 추가하고 싶다면 콤마( , )로 확장자를 구분해 입력할 수 있습니다. 👉 업로드를 제한할 파일 확장자를 모두 입력한 후 저장을 클릭합니다. 👉 저장이 완료되면 토틀의 대용량 파일 첨부 기능을 활용해 파일 첨부 시 업로드 ..

아웃룩에서 조건에 따라 이메일 발송 제한하는 방법

이메일 발송 제한 기능을 활용해 업무 실수를 최소화해 보세요! 토틀의 보내기 전 확인 기능을 활용하면 관리자가 특정 조건에 따라 직원들의 이메일 발송을 제한하거나 경고 메시지 창을 띄워 직원들의 업무 실수 혹은 기업 내 기밀 유출을 최소화할 수 있습니다. 이 보내기 전 확인 기능은 totle Enterprise 플랜에서만 제공하는 기능으로 별도로 제공되는 관리자 센터 페이지에서 IT 관리자가 기업 내부 규정에 따라 업데이트하고 관리할 수 있습니다. 어떤 조건부 설정 옵션을 제공하나요? 1) 수신자의 수 수신자의 수가 N명 이상인 경우 이메일 발송 시 경고 메시지 창을 띄우거나 발송을 제한할 수 있습니다. 실수로 전 직원이 포함된 연락처 그룹을 수신자에 포함에 이메일을 전송하거나 (예: 전 직원의 급여 파..

아웃룩에서 스팸 메일을 관리하는 방법

스팸 이메일 어떻게 관리하고 계신가요? 토틀에서 제공하는 스팸 이메일 관리 기능을 활용하면 스팸 이메일을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 이메일 발송자에 대한 위험도를 사용자들이 직접 신고하고 이 데이터를 사용자들과 함께 확인할 수 있어 이메일 발송자에 대한 위험도를 빠르게 확인하실 수 있습니다. 스팸 관리 기능은 어떻게 활용할 수 있나요? 토틀의 스팸 관리 기능을 활용하면 수신 이메일 발송자에 대한 위험도를 판단해 이 발송자가 보낸 이메일을 신고하거나 안전 콘텐츠로 분류해 토틀 사용자들과 공유할 수 있습니다. 1) 받은 편지함에서 스팸 이메일로 신고할 이메일을 클릭합니다. 2) 아웃룩 홈 상단의 토틀 메뉴 스팸 관리를 차례로 클릭합니다. 3) 해당 이메일이 스팸 이메일이라면 스팸 신고를 클릭하고 스팸 ..

아웃룩에서 암호화 된 이메일 보내는 방법

메일 암호화가 무엇인가요? 암호화는 암호 없이는 정보를 볼 수 없게 정보를 인코딩 하는 과정을 의미하고, 와이파이 혹은 이메일과 같이 보안 수준이 낮은 채널에서 데이터를 전송할 때 많이 활용합니다. 토틀에서도 메일 암호화를 제공하고 있습니다. 메일 내용을 암호화 해 상대방에게 전송하면 이메일 수신자가 암호를 입력해야만 이메일 내용을 확인할 수 있는 프로세스를 지원하고 있습니다. 토틀의 메일 암호화 (보안 메일), 어디까지 설정할 수 있나요? 이메일 자체 암호화 이외에도 수신자의 정보 액세스 수준을 개별적으로 설정할 수 있습니다. 예를 들어 암호화 되어 PDF 형태로 전송되는 이메일 항목의 복사 및 붙여넣기 기능을 완전히 차단하거나 이메일의 수정이나 인쇄를 불가능하게 설정할 수도 있습니다. 특히 이메일 수..