업무 메일을 중요한 정보나 파일이 첨부되는 만큼 발송할 때 더욱 유의해야 합니다.
물론 많은 사람들이 잘못된 메일을 보내지 않기 위해 작성한 메일을 한 번 더 검토하여 발송하는 노력을 들이곤 하지만, 하루에 보내는 업무 메일의 개수가 수십, 많게는 수백 개씩도 되기 때문에 메일을 잘못된 수신인에게, 혹은 해당 파일이 아닌 다른 파일을 첨부하여 전송해버리는 일이 발생할 수도 있습니다.
그럴 때 보낸 메일을 회수하거나 취소하는 기능을 급하게 찾아보게 되는데요. 이런 상황을 대비하여 각 메일 서비스별로 발송 취소, 또는 회수 기능을 어떻게 활용할 수 있는지 미리 함께 알아보도록 하겠습니다.
네이버 : 메일 발송 취소하기
발신인과 수신인 둘 다 네이버 메일을 사용할 때 네이버 메일의 발송 취소 기능을 사용할 수 있습니다.
상대방이 아직 메일을 읽지 않았을 때 취소가 가능하며, 메일 발송 시점으로부터 지연된 시간과 취소 가능 여부가 무관하다는 장점이 있습니다.
네이버 메일 발송을 취소하는 방법은 다음과 같습니다.
네이버 메일에 접속하여 좌측 보낸메일함 탭 옆의 수신확인 버튼을 클릭합니다.
수신확인을 누르면 지금까지 발송한 메일들의 열람 여부 및 일시를 확인할 수 있습니다.
발송을 취소하고 싶은 메일의 가장 오른쪽에 위치한 ❌발송취소를 클릭합니다.
발송취소를 누르면 메일 발송 취소를 확인하는 팝업창이 나타납니다. 확인을 선택합니다.
선택한 메일의 발송이 취소된 것을 확인할 수 있습니다. 이로써 네이버 메일의 발송 취소가 완료되었습니다.
지메일 : 메일 발송 시간 지연시키기
네이버와 마찬가지로 지메일 또한 수신인 발신인 모두 지메일을 사용할 때 메일 회수가 가능한데요.
기본적으로 5초 이내에 발송 취소가 가능하며, 설정 변경을 통해 취소 가능 시간을 최대 30초로 연장할 수 있습니다.
상당히 짧은 시간이지 않나요?
이는 지메일의 메일 회수 원리에 따른 것인데요.
사실 지메일은 발송이 완료된 메일을 회수하는 것이 아니라, 설정된 시간만큼 메일 발송 자체를 지연시킴으로써 출발선에서 대기중인 메일이 떠나기 전에 붙잡는 것이죠. 그렇기 때문에 설정한 시간이 초과된 메일은 회수가 불가능한 것입니다.
그렇다면 어떻게 지메일의 발송 대기 시간을 연장할 수 있는지 보여드리겠습니다.
Gmail 홈에서 우측 상단의 ⚙톱니바퀴 아이콘을 찾아 클릭합니다.
빠른 설정 바로 아래 위치한 모든 설정 보기 버튼을 클릭합니다.
메일 설정의 첫 화면인 기본설정 탭에서 보내기 취소를 발견할 수 있습니다. 기존 5초로 설정되어 있었던 전송 취소가 가능한 기간을 30초(최대)로 늘려줍니다.
아웃룩 : 발송된 메일 회수하기
아웃룩은 수·발신인이 모두 MS Exchange 또는 M365를 사용할 때, 그리고 서로 같은 조직에 속한 경우 보낸 메일을 회수할 수 있습니다. 단 받는 사람이 메일을 이미 열람했을 경우에는 회수가 불가능하며, 계정이 MAPI/POP인 경우에도 메일 회수가 불가능합니다.
아웃룩에서 보낸 메일을 회수하는 방법은 다음과 같습니다.
아웃룩에 접속하여 발송을 취소하고 싶은 메일을 더블클릭해 새 창에서 열어줍니다.
상단 메시지 탭의 우측에 있는 이동 도구 중 가장 아래쪽 작은 아이콘(기타 이동 동작)을 클릭하여 메시지 회수를 선택합니다.
메시지 회수 창에서 원하는 옵션을 선택한 후, 아래쪽에 있는 ✅각 메시지 회수 상태 확인에 체크한 뒤 확인을 눌러줍니다.
잠시 후 Office365Reports@microsoft.com 계정으로부터 메일이 도착합니다. 메일을 열람하여 메시지 회수 요청 아래 위치한 메시지 회수 보고서 보기를 클릭합니다.
그러면 메시지 회수를 시도했던 메일의 상태를 알려주는 메시지 회수 상태 보고서를 볼 수 있습니다.
좌측에 파란박스로 표시한 상태별 분류에 메일 수신자를 기준으로 나타나게 되며, 예시로 보여드린 메일은 보류 중 상태에 있습니다. M365에서 작성 및 발송하여 수신인데 발신인(동일)을, 참조에 외부 네이버 메일을 걸었으며 메일 열람이 완료되었기 때문에 메일 회수에 성공하지 못한 것으로 추측됩니다.
사실 아웃룩에서 제공하는 메시지 회수 기능의 조건이 꽤 까다롭습니다.
- 데스크탑 버전에서만 메시지 회수가 가능하며, OWA(아웃룩 웹버전)에서는 대안으로 보내기 취소 기능을 제공하고 있습니다. 이 기능을 활용하여 이메일 발송을 10초 지연시킬 수 있으며, 이는 앞서 설명한 지메일의 메일 발송 지연 기능과 유사합니다.
- 상대방이 메일을 열람한 경우 발송된 이메일을 완전히 삭제하는 것이 불가능합니다.
- 메일의 발신 및 수신인이 동일한 조직 내에서 MS Exchange 혹은 M365 계정을 사용하는 경우에만 작동합니다.
- 때문에 조직 외부의 수신인에 대해서 메시지 회수 기능을 사용할 수 없습니다.
- 회수하려는 메일이 상대방의 편지함에 남아있는 경우에만 가능합니다. 이메일을 다른 폴더로 이동한 이후에는 메시지 회수가 불가능합니다.
사실 메시지 회수 기능을 사람들이 사용하고, 또 원하는 보편적인 목적이 상대방이 메일을 열람했을지라도 메일 삭제가 가능하게 하기 위함이라는 점을 고려하면 메시지를 완전히 삭제하는 기능을 지원하지 않는다는 점이 많이 아쉽습니다.
아웃룩에서 상대방이 읽은 메일을 회수하고 싶다면?
토틀을 활용해보세요!
토틀의 Enterprise 플랜은 메일 강제 회수 기능을 제공합니다. 아웃룩 기본 설정과 마찬가지로 발신인과 수신인이 같은 조직에 있고 Microsoft365를 사용할 때 언제든지 발송된 메일을 취소할 수 있습니다.
여기서 핵심!
상대방이 메일을 열람했을지라도 회수가 가능합니다.
또한 원하는 메일을 상대방의 메일함에서 완전히 삭제할 수 있습니다.
토틀을 사용해 열람된 메일을 회수하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 메시지 회수 기능 활성화하기
먼저 메시지 회수 기능을 활성화해보도록 하겠습니다.
관리자 도구에서 추가 기능 → 메시지 회수 설정에 들어가 메시지 회수 사용 여부를 ✅사용으로 체크합니다.
메시지 회수 기능을 활용할 사내 도메인을 입력한 후 저장을 클릭합니다.
2. 이메일 회수하기
보낸 편지함에서 회수할 이메일을 더블클릭해 새 창에서 열어줍니다.
상단의 메시지 탭에서 토틀 메뉴의 메시지 회수 아이콘을 클릭합니다.
메시지 회수 팝업창이 나타나면 좌측의 유형에 받는 사람과 참조, 숨은 참조로 구분된 수신자 정보가 나타나며 회수 가능 여부를 우측의 상태에서 확인할 수 있습니다. 회수할 대상(수신자)의 ✅체크박스를 선택합니다.
팝업창이 나타나면 확인을 눌러주세요. 잠시 후 메시지 회수 결과를 알려주는 알림 이메일이 도착합니다.
위 메시지가 보이면 메일 회수가 성공적으로 완료되었음을 뜻합니다.
메시지 회수 상태에 대해 더 자세히 알고 싶다면 보낸 이메일에서 메시지 탭 → 토틀 메뉴의 메시지 회수 아이콘을 클릭해 더 상세한 정보를 확인할 수 있습니다.
더 자세한 메일 보안 기능을 확인하고 싶다면
토틀 홈페이지를 방문해보세요!
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