아웃룩 보안, 토틀로 해결하세요! (1)

아웃룩을 사내 메일 프로그램으로 사용하는 기업의 IT팀이라면 아웃룩의 보안 문제에 대해 한 번쯤 고민해 본 적이 있지 않았을까 싶습니다.
메일을 통해 기업의 민감한 정보, 파일이 손쉽게 누구에게나 공유될 수 있는 만큼 메일 발송과 수신, 첨부된 파일 등을 추적하거나 조건에 따라 제한하는 기능이 있다면 메일 서버를 더 효율적으로 관리할 수 있을 것입니다.

오늘은 아웃룩 애드인 솔루션인 토틀(totle)을 활용하여 메일을 손쉽고도 안전하게 관리하는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

 

 

토틀이 무엇인가요?

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토틀은 이글루클라우드에서 제작된 Outlook add-in 솔루션으로,
아웃룩에서 기본적으로 제공하지 않는 다양한 기능들을 추가로 사용할 수 있게 하는 응용 프로그램입니다.

 

토틀이 설치된 아웃룩 홈 화면입니다. 어디 있는지 바로 찾으셨나요?
애드인 솔루션이기 때문에 별도의 창 이동 없이 아웃룩 안에서 간편하게 사용할 수 있습니다.
가장 많이 사용하는 기능들은 홈 탭에서, 추가 기능들은 토틀 탭에서 마치 아웃룩 기본 도구처럼 사용할 수 있습니다.

 

 

 

토틀은 어떤 기능들을 제공하나요?

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토틀은 업무 능률을 올리기 위해 사용하는 툴로 대용량 파일 첨부, 첨부된 파일 압축 및 암호화, 개별발송 등의 기능들을 제공하고 있습니다.
총 네 개의 구독 플랜이 있고 그중 기업 전용 on-premise(서버 구축형) 버전인 토틀 Enterprise 플랜에서는
기업의 보안과 관련한 세부 기능들을 추가로 제공하고 있는데요. 대표적인 기능 몇 가지를 소개해드리겠습니다.

 

 

 

📝승인 메일

 

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승인메일은 말 그대로 승인된 메일만 발송이 가능하게 하는 보안 기능입니다.
지정된 결재자 또는 기안자의 승인 단계를 메일 발송 과정에 추가하여 메일이 즉시 발송되지 않게 하는 것인데요.
이 기능을 활용하면 중요 정보, 파일을 담은 메일이 잘못 입력된 메일 주소로 발송되는 일을 막을 수 있습니다.

 

 

승인 메일을 활성화하는 방법은 다음과 같습니다.

관리자 페이지에 접속하여 좌측 탭의 승인 메일 → 기본 설정에 들어가면 승인 메일 기능 사용 여부를 설정할 수 있는 페이지가 나타납니다.
가장 상단에 위치한 ✅사용 버튼을 체크한 뒤, 원하는 옵션으로 승인 메일 사용 조건을 선택할 수 있습니다.

 

 

이제 결재자를 지정해 보겠습니다.

아웃룩 홈 상단에 위치한 토틀 탭으로 들어가서 조직도 관리를 클릭합니다.

 

 

상단에 표시된 결재자 관리 탭에 들어가면

 

 

이렇게 결재자를 지정할 수 있는 페이지가 나타납니다.
조직도에서 원하는 구성원을 찾아 파란 박스로 표시된 화살표를 눌러 결재자, 또는 기안자 목록에 추가하면 됩니다.

 

결재자와 기안자를 구분하는 기준은 다음과 같습니다.

결재자 vs 기안자
결재자 : 지정된 모든 사람의 승인이 필요합니다.
기안자 : 지정된 사람들 중 한 명만 승인하면 그 메일은 발송됩니다.

 

그럼 이렇게 승인이 요청된 메일은 어디서 관리하고 확인할 수 있을까요?

아웃룩 홈의 토틀 탭에 들어가면 기안함과 결재함을 각각 확인할 수 있습니다.

  

기안함에 접속하면 메일이 작성된 일시, 발신자 및 수신자, 제목을 비롯하여 메일의 상태와 결재 의견까지 한눈에 확인할 수 있습니다.

  

결재함도 기안함과 마찬가지로 승인 메일과 관련된 정보들을 확인하고 관리할 수 있습니다.

 

마지막으로 결재 알리미 기능은 승인 요청 건에 대한 결재 완료 현황을 알림으로 제공합니다.

 

 

이렇게 아웃룩에서의 승인 메일 설정 및 활용 방법에 대해 알아보았습니다.
다음 글에서는 조건에 따른 메일 발송 및 파일 첨부 제한, 외부 수신자 확인, 메일 헤더 커스텀 등의 기능을 소개해드리겠습니다.
추가로 궁금한 기능이나 Enterprise 플랜에 대해 궁금한 점이 있으시다면 1:1 문의를 통해 친절하게 답변해 드리겠습니다.

 

 

이메일 보안에 대해 더 자세하게 알아보고 싶다면?

[토틀 홈페이지]를 방문해 보세요!