아웃룩에서 외부 수신자 알림 기능을 활용하는 방법

 

우리 회사 사람에게 보내야 할 이메일을 실수로
외부 직원에게 보내신 적 없으신가요?

 

직장인들이 가장 많이 하는 실수 중 하나가 동명이인에게 이메일을 전송하는 것이라고 하는데요. 사내에서는 동명이인의 직원에게 이메일을 잘못 보내면 메시지 회수 기능을 활용해 보낸 이메일을 회수할 수라도 있지만 외부 직원에게 이메일을 잘못 보내게 되면 회수 기능 사용이 불가능하기 때문에 이를 수습하기가 더욱 어렵습니다. 특히 이메일에 외부 직원이 보아서는 안되는 매출 자료, 개인정보 혹은 기밀 자료 등이 포함되어 있는 경우에는 해고 사유가 되거나 이를 수습하기 위한 과정이 매우 복잡해질 수 있습니다. 

 

 

 

식은땀 나는😅 직장인 이메일 실수 에피소드

 

 

"의도치 않게 협력사의 매출 자료를
동명이인의 외부 경쟁사 직원에게 보냈어요 .🥶"

 

"인사부서의 김OO에게 보내야 할 사내 대출 신청 자료를 동명이인 외부 협력사 직원에게 보냈어요. 😨
제 개인 정보를 아무 상관도 없는 사람들에게 의도치 않게 다 공개했버렸어요."

 

"외부로 보내는 메일에 다른회사 파일을 첨부해 보냈어요. 😱
외부로 보낸 메일은 회수도 안되고 정말 속상합니다."

 

 

 

 

 

 

업무 실수로 인한 자책은 이제 그만 ! 🙅‍♀️🙅‍♂️
토틀의 외부 수신자 확인 기능을 활용해보세요!

※토틀의 외부 수신자 확인 기능은 Enterprise 플랜을 구독하는 경우 사용 가능합니다.

 

토틀의 외부 수신자 알림 기능을 활용하면 등록된 도메인 이외의 이메일로 이메일을 전송할 때 팝업 알림을 받도록 설정할 수 있습니다. 직원들의 실수를 최소화 하기 위해 수신자 확인 알람을 최대 4번까지 설정해 불필요한 수신자가 이메일에 포함되지 않았는지 직원들이 한번 더 확인하도록 설정할 수 있습니다.

 

 

이 설정은 관리자 센터에서 체크박스 선택을 통해 활성화 또는 비활성화 할 수 있습니다.

기업에서 설정한 이메일 정책에 따라 커스터마이징 해 활용할 수 있습니다.

(ex: 내/외부 분리 알림창만을 활성화 해 활용)

 

 

1) 보내기 전 모든 수신자 확인 (트리 형태)

 

 

첫 번째로 제공하는 수신자 확인 팝업 창에서는 전체 수신자를 확인할 수 있습니다. 내부 도메인으로 등록된 수신자는 검정색으로 표시되고 그 외의 외부 수신자는 빨간색으로 표시됩니다.

 

☑️ 내부 수신자: 수신자가 검정색⚫으로 표시

☑️ 외부 수신자: 수신자가 빨간색🔴으로 표시

 

 

2) 보내기 전 모든 수신자 확인 (내/외부 분리)

 

 

두 번째로 제공하는 수신자 확인 알림 팝업은 내부 수신자와 외부 수신자를 분리해 하나의 팝업창에서 볼 수 있도록 지원합니다.

 

☑️ 내부 수신자

☑️ 외부 수신자

☑️ 첨부 파일

 

하나의 팝업 창에서 내부 수신자와 외부 수신자를 빠르게 파악할 수 있을 뿐 아니라 첨부파일 리스트까지 함께 파악할 수 있어 잘못된 첨부 파일을 첨부하지 않았는지 한 눈에 체크할 수 있습니다.

 

 

3) 보내기 전 외부 수신자만 확인

 

 

다시 한 번 외부 수신자만 별도로 확인할 수 있는 알림창을 한번 더 제공합니다. 외부 수신자만 따로 분리해 볼 수 있어 이메일에 포함되어서는 안되는 외부 수신자가 포함되어 있다면 취소를 클릭해 이메일 수신자를 수정한 다음 다시 이메일을 보낼 수 있습니다.

 

 

3-1) 체크 박스를 클릭해 한번 더 확인

 

 

외부 수신자인 경우 하나의 과정을 한번 더 추가해 활용할 수 있습니다. 외부 수신자인 경우 수신자 앞 체크박스에 체크를 한 수신자에게만 이메일을 발송할 수 있습니다.

 

☑️ 받는 사람

☑️ 참조

☑️ 숨은 참조

 

이전 알림창에서 외부 수신인 정보를 확인하지 못한 경우 한번 더 제공되는 이 알림창에서 외부 수신자를 확인하고 보낼 수신자만 빠르게 체크해 이메일을 전송할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

외부 수신자 확인 기능
어떻게 활용할 수 있나요?

토틀에서 제공하는 이 외부 수신자 확인 기능은 totle Enterprise 플랜에서만 제공하는 기능으로 Enterprise 플랜 구독과 함께 활용하실 수 있습니다.

 

1) 내부 도메인 추가하기

👉 토틀 관리자 도구  →  보안 및 실수 방지  →  외부 수신자 확인 을 클릭합니다.
👉 하단의 내부 도메인 입력 창에서 내부 도메인을 입력 후 저장을 클릭합니다.

 

👉 내부 도메인 추가 및 반영이 완료되었다면 이메일 발송 시 외부 수신자에게 이메일을 전송할 때 외부 수신자 확인 팝업창이 뜨게 되고 내부 수신자는 검정색 외부 수신자는 빨간색으로 표시되어 나타나게 됩니다.

 

 

 

2) 외부 수신자 알림창 설정하기

👉 사용/사용 안함을 클릭해 외부 수신자 확인 알림 수신 옵션을 선택해줍니다.

👉 총 4가지의 알림창 옵션을 제공합니다. 기업 정책에 맞게 커스터마이징 해 활용할 수 있습니다.

 

 

 

 

 

 

 

토틀을 활용하면
이메일 실수나 사고를 미연에 예방할 수 있습니다. 😁

 

 

 

 

 

 

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