직장에서의 첫 메일, 어떻게 보내고 계신가요?
대학에 입학하거나, 혹은 기업에 입사하는 등 사회 초년생이 되는 경험이 있으셨을 겁니다.
환경이 크게 달라지는 만큼 이것저것 알아야 할 정보들이 많은데, 그 중 어딜 가나 필히 사용할 일이 생기는 것이 바로 이메일을 작성하는 것이죠.
이메일은 나이나 직업과 상관 없이 모든 사람들이 사용하는 아주 기본적인 소통 시스템이 되어, 이 글을 읽는 여러분 모두 한 번씩은 메일을 작성해본 경험이 있지 않을까 싶은데요.
혹시 어릴 적 메일 작성 습관을 아직 그대로 갖고 계시지는 않으신가요?
다음은 대학 교수님께 성적을 문의하는 상황을 가정하여 작성한 메일입니다.
어떤가요, 잘 작성된 메일처럼 보이시나요?
사실 평소에 작성하는 메일보다 이 예시 메일을 만드는 것이 더 어려웠는데요, 일반적인 비즈니스 메일에서 사용하지 않는 어투와 문장 형식 등을 일부러 쓰려고 의도했기 때문입니다.
만약 '어라, 괜찮게 쓴 것 같은데?'라는 생각이 들었다면 이번 글을 통해 비즈니스 메일을 잘 작성하는 방법에 대해 함께 알아보아요.
비즈니스 메일의 핵심: 용건은 간결하게, 그리고 예의있게
당연한 말이지만, 업무 중 보내는 메일 또한 업무에 속합니다. 업무처럼 메일에도 갖춰야 할 예절이 있다는 것입니다.
그러나 막 사회에 첫발을 내딛은 초년생이라면 비즈니스 메일 형식에 대해 알기 어려울 수 있습니다.
제목에서도 한 번 언급했는데요, 핵심은 아래의 2가지 요소입니다.
1) 용건을 명확하고 간결하게 하기
2) 비즈니스 매너 갖추기
사실 이 두 가지만 잘 갖추면 충분히 훌륭한 비즈니스 메일을 작성할 수 있는데요. 구체적인 작성 방법으로 들어가기 전에 비즈니스 메일에서 가장 중요한 요소 중 하나, 바로 수신인에 대해 알아보겠습니다.
받는 사람과 참조, 숨은 참조는 어떻게 다른가요?
아마 이전까지 받는 사람 칸만 작성하다가, 직장에서 업무를 하면서 참조 기능과 숨은 참조 기능을 처음 접하게 되지 않았을까 싶습니다.
메일 작성 화면의 가장 상단에 있는 것이 바로 받는 사람을 입력하는 란인데요.
받는 사람에만 메일 주소를 입력해도 메일을 전송하는 데에는 문제가 없기 때문에 업무상 메일을 사용해본 적이 없다면 정확히 어떤 기능인지 잘 모르고 지나칠 수 있습니다.
이 기능들은 메일을 받은 사람들이 취하길 바라는 행동에 따라 구분하여 사용할 수 있는데, 차례로 짚어보겠습니다.
1. 받는 사람 (to)
가장 보편적으로 사용하는 기능으로, 메일을 받은 사람이 나에게 답장을 해주길 바랄 때 받는 사람에 입력합니다.
용건이 있는 수신인, 보통 직장 동료나 외부 업체와 연락할 때 사용합니다.
받는 사람은 나 이외에도 같은 메일을 누가 수신했는지 서로를 알 수 있기 때문에, 수신인이 너무 많으면 책임 소재가 불명확해져서 원하는 사람들로부터 답장을 받지 못할 수도 있습니다.
2. 참조 (cc: carbon copy)
참조는 cc라고도 불리는데, 이는 carbon copy의 약어입니다. 과거 수기로 서류를 작성했을 때 탄소 소재의 검은 종이를 작성하는 서류 밑에 깔아두곤 했는데요, 시각 장애인들을 위해 처음 만들어졌던 이 방법은 복사본으로 활용할 수 있다는 사실을 사람들이 깨닫게 되면서 널리 퍼지는 기법이 되었습니다. 이 복사본을 받는 사람이 참조인이 되어 오늘날 보내는 이메일에서도 참조인을 cc라고 일컫게 되었습니다.
이러한 참조인에는, 답장을 바라지는 않지만 내 메일 내용을 공유하려는 관계자를 추가할 수 있습니다. 일반적으로 나의 업무를 파악해야 하는 상사나 관리자를 참조인으로 하여 메일을 발송하는 경우가 많습니다. 이렇게 참조로 엮인 경우 해당 메일에 대하여 전체 답장을 하면 후속 이메일도 다 받을 수 있다는 특징이 있습니다.
참조된 수신인들은 받는 사람과 마찬가지로 서로의 존재를 알 수 있으며, 받는 사람과 참조된 사람끼리도 확인할 수 있습니다. 그렇다면 bcc는 무엇일까요?
3. 숨은 참조 (bcc: blind carbon copy)
bcc는 앞서 말한 carbon copy에 blind가 붙은 단어로, 말 그대로 숨은 참조를 뜻합니다.
받는 사람과 참조된 사람은 서로를 알 수 있지만 숨은 참조로 엮인 수신인에 대해서는 알 수 없습니다.
이 숨은 참조인은 서로를 알 수 없고, 오로지 발신인(나)만 누가 숨은 참조로 메일을 받았는지 알 수 있습니다.
숨은 참조인은 첫 메일은 수신할 수 있지만 이후 답장한 메일에는 참조되지 않습니다.
이 숨은 참조 기능은 이름 그대로 받는 사람이나 참조인에게 숨기고 싶은 수신인이 있을 때, 가령 거래처 등의 외부 이메일에 나의 관리자를 참조할 때 사용할 수 있습니다.
혹은 많은 사람들에게 대량 메일을 보낼 경우 받는 사람에 나 자신을, 나머지 수신인들을 숨은 참조인에 넣음으로써 받는 사람들로 하여금 개별 메일처럼 보이게 하는 방법도 있습니다.
이제 본격적으로 비즈니스 메일을 센스있게 작성하는 방법을 알아볼 준비가 되었습니다.
비즈니스 메일을 구체적으로 어떻게 작성하면 좋을지, 다음 글에서 소개하겠습니다.
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