사회 초년생을 위한 비즈니스 메일 작성법 (2)

전 편에서는 기능에 따른 수신인 구분, 받는 사람과 참조 그리고 숨은 참조에 대해 설명해드렸는데요.
이번 글에서는 본격적으로 비즈니스 메일을 작성하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

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센스있는 비즈니스 메일 작성하기

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1. 메일 제목

직장인은 하루 평균 수십, 많게는 수백 개의 메일을 받습니다. 그러기에 메일의 제목만 보고도 내용을 유추할 수 있도록 작성하는 것이 중요합니다.


좋은 메일 제목은 간결하면서도 핵심 정보를 다 담는 것이라고 할 수 있는데요.
제목 앞에 ​[말머리]를 사용하여 정보를 전달하는 것도 효과적인 방법입니다.

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👉 예시를 들어 보여드리겠습니다.

	좋은 예시	아쉬운 예시
학교	ㅇㅇ과목 기말고사 성적 재확인 요청	김대학 교수님께 / 교수님 안녕하세요.
직장	[교육]12/8 이글루 사원교육 공지	2023년 12월 8일 이글루 사원교육이 있을 예정입니다.

 

 

 

2. 서식 지정

효율적인 메일을 작성하기 위한 팁을 하나 소개해드리겠습니다. 바로 서식을 잘 활용하는 것인데요.
굵은 글씨, 밑줄, 색 변경, 글머리 기호(·)나 번호 매기기(1, 2…) 등을 활용하면 글자 수가 많은 메일을 보낼 때 상대방이 더 빠르고 명확하게 정보를 받아들일 수 있습니다.

좌: 서식 지정 없이 작성                                                                                        우: 서식 지정하여 작성

 

 

3. 시작

메일의 첫 문장에는 수신인을 분명히 하고 메일을 보내는 사람(나)의 소속을 소개합니다.
더불어 메일을 보내는 목적을 언급하는 것이 좋습니다.

예시1)  김대학 교수님 안녕하세요, ㅇㅇ과목을 수강중인 경영학과 (학번) 김토틀입니다.
           이번학기 기말고사 성적을 문의하기 위해 메일 드렸습니다.

예시2) 김대표 대표님 안녕하세요, 이글루클라우드 마케팅팀 사원 김토틀입니다.
          ㅇㅇ 요청건에 대해 답변드리기 위해 메일 드렸습니다.

 

 

 

4. 본론

본문은 많은 정보를 담은 만큼 상대방에게 핵심 내용을 명확하고 간결하게 전달하는 것이 중요합니다. 그러기 위해 글 앞에 번호를 붙여 요점을 나열하는 개조식, 글의 첫머리에 중심 내용을 밝히는 두괄식 표현을 활용하는 것을 추천합니다. 특히 긴 메일의 경우 핵심 키워드를 글머리로 달아두면 수신인이 중요한 내용을 일목요연하게 받아들이게 할 수 있습니다.

인터넷 용어나 은어는 사용하지 않는 것이 예의입니다. 이는 학교에서도 직장에서도 마찬가지입니다.
날짜 협의 등의 요청사항이 있을 때 ?(물음표)로 끝나는 문장보다는 확실한 일시를 제시하는 것이 더 효율적인 소통 방식이 될 수 있습니다.

 

(x) 14일에 바빠서, 혹시 다음주 중에 편하실 때 가능할까요?
(o) 19일 오후 2시에 미팅을 요청드립니다. 어려우실 경우 전화로 시간을 협의해보겠습니다.​

 

 

 

5. 마무리

업무 메일의 경우 메일의 끝에 서명을 붙이면 좋습니다. 
메일을 수신하는 사람이 발신자의 정보를 빠르게 확인하고 추가 작업(전화, 메일 작성 등)을 할 수 있기 때문입니다. 
* 메일 서명을 작성하는 방법이 궁금하시다면 아래 포스팅에서 서명 작성 방법에 대해 자세히 알아보세요!

[토틀] 아웃룩에서 이메일 서명을 만들고 적용하는 방법

 

 

 

6. 검토

메일 작성을 마쳤다면 오타, 맞춤법 등 글에 오류가 없는지 확인하고 발송하기 전에 쓴 글을 소리내서 읽어보는 것이 좋습니다. 이 방법을 통해 눈으로 보기만 했을 때 찾지 못했던 어색한 문장 구조를 발견할 수 있습니다

첨부해야할 파일이 있을 경우 의도한 파일이 첨부되었는지 확인하고, 본문에 '파일 첨부하였습니다.'라고 언급해주면 상대방이 급하게 메일을 읽다가 첨부된 파일을 확인하지 못하고 넘기는 일을 예방할 수 있습니다.

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보너스🎁 알아두면 좋을 팁!

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빠른 회신

추가로 보낸 메일에 대한 답장을 받았을 경우 최대한 빠르게 응답하는 것이 좋습니다.
만약 받은 메일에 대해 정확한 응답이 어렵다면 '이 용건에 대해 n일까지 다시 말씀드리겠습니다' 라고 기한을 지정해주어 상대방이 기약 없이 기다리는 일을 예방할 수 있습니다.
중요한 메일은 발송 후에 전화 또는 메시지로 메일 발송을 확인시켜 주는 센스도 발휘해볼 수 있겠죠?

가능한 업무 중인 시간에 메일 보내기

추가로 너무 늦거나 이른 시간에 메일 보내지 않기, 수신인이 업무를 보고 있을 시간에 맞춰 예약발송 기능을 활용하는 등의 센스를 지켜준다면 훌륭한 비즈니스 메일이 될 것입니다.


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