아웃룩에서 이메일 서식 활용하는 방법

 

아직도 이메일을 보낼 때마다
매번 내용을 새로 작성하고 계신가요?

비슷한 이메일 내용이지만 매번 이메일을 보낼 때마다 보낸 메일 내용을 복사 & 붙여넣기🖱️해 새로운 이메일을 작성하고 계시진 않으신가요?

토틀의 이메일 서식 기능을 활용해보세요!

매주 혹은 매월 정기적으로 전송하는 뉴스레터, 제품 업데이트 공지 혹은 발주서와 같이 자주 사용하는 이메일 포맷을 이메일 서식 📧 형태로 저장해 두면 업무에 드는 시간을 획기적으로 단축할 수 있습니다.

 

 

 

이메일 서식! 왜 써야 할까요?
이메일 서식을 활용해야 하는 3가지 이유!

 

1. 업무 보는 시간 단축  ⏲️

이메일 템플릿을 활용하면 업무에 소요되는 시간을 획기적으로 단축할 수 있습니다.
주로 사용하는 이메일 포맷을 미리 작성해 저장해두고 필요할 때 불러와 일부 내용만 수정해 바로 전송할 수 있기 때문에 업무를 빠르고 효율적으로 마칠 수 있습니다.

 

 

2. 효율적 사내 공통 문서 관리  📃

기업 내부에서 활용하는 공통 이메일 포맷 혹은 폼(ex: 이메일 서명, 휴가 신청서, 월간 보고서 등)을 팀원들과 효율적으로 공유할 수 있습니다. 업데이트 된 단일 포맷을 업무 목적과 상황에 맞춰 업무에 활용할 수 있기 때문에 효율적 업무가 가능합니다. 더불어 조직의 모든 직원들이 단일 포맷을 활용하기 때문에 데이터를 취합하거나 문서를 관리함에 있어 일관성을 유지할 수 있습니다.

 

3. 브랜드 일관성 유지

이메일 서식을 활용하면 기업의 로고, 브랜드 컬러 및 디자인과 관련된 브랜드 가이드라인을 효율적으로 유지할 수 있습니다. 브랜드 가이드라인에 위배되지 않는 이메일 서식을 작성해두고 이를 모든 팀원에게 공유해 활용할 수 있기 때문에 이메일에 서명을 포함하지 않거나 업데이트 되지 않은 로고 이미지를 사용하는 등의 직원들의 실수를 최소화 할 수 있습니다.

 

 

 

어떤 이메일을 이메일 서식으로
저장해 활용할 수 있을까요?

동일 혹은 유사한 형태의 내용 혹은 포맷으로 전송하는 이메일을 서식으로 활용하면 좋습니다.
서명과 같이 이메일 전송 시 매번 들어가야 하는 내용을 활용하거나 정기적으로 발송해야 하는 뉴스레터나 분기 별 보고서 포맷을 저장해 활용할 수 있습니다.

1. 기업 및 부서 전체
   • 공지사항
   • 이메일 서명
   • 업무 일지
   • 휴가 신청서
2. 영업팀 (SALES)
   • 분기별 세일즈 플랜
   • 보고서 (일간, 주간, 월간 보고서)
   • 고객 기록
   • 발주서
3. 마케팅 (Marketing)
   • 공지사항
   • 뉴스레터
   • 프로모션

 

 

 

 

토틀의 이메일 서식 기능!
어떻게 사용할 수 있나요?

 

1. 이메일 서식 생성 및 저장하기

1. 새 전자 메일 →  메시지 탭에서 토틀 메뉴의 추가 기능을 클릭합니다.

 

2. 토틀 우측 패널 메뉴 → 메일 서식 탭을 차례로 클릭합니다.

 

3. 메일 서식에서 사용하려고 하는 이메일 포맷을 작성합니다.

4. 우측 패널의 메일 서식 탭의 새 메일 서식을 클릭한 후 메일 서식의 이름을 입력 및 저장해 줍니다.

5. 추가적으로 발신인, 수신인 정보 및 개별발송, 매크로 발송 옵션도 체크박스 클릭을 통해 함께 저장 및 활용할 수 있습니다.

- 보내는 계정 주소 정보
- 수신, 참조, 숨은참조 정보
- 개별, 매크로 발송 옵션 설정 정보

 

 

2. 메일 서식의 내용을 변경하는 방법

메일 서식 변경이 필요한 경우에는 메일 서식을 더블 클릭해 불러온 다음
내용 수정 후 변경내용 저장을 클릭해줍니다.

 

3. 저장해 둔 메일 서식을 활용하는 방법

저장해 두었던 이메일 서식을 활용하려면
새 전자 메일  → 토틀 추가기능 아이콘 클릭  →  메일 서식을 차례로 클릭한 후 내 메일 서식에서 활용하려는 메일 서식을 더블 클릭해 불러옵니다.

적용된 메일 서식에  추가적으로 내용을 추가한 뒤 보내기를 클릭해 이메일을 전송합니다.

 

 

 

지금 바로 토틀의 
이메일 서식 기능을 사용해 업무에 쓰는 시간을 단축해보세요!

 

 

 

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